チームマネジメント

ミーティングは議題が全て!会議の議題の決め方を3ステップで解説

【読了時間 約 13 分】

本記事でお答えしているお悩み

  • ミーティングを開催しても、参加者からの発言が少ない
  • いつも同じ人が発言するだけのミーティングになってる
  • 部下は伝えたことを本当に理解してくれてるのかな?

 

本記事では経営者・管理者・チームリーダーがミーティングを行う時に出てくる上記のようなお悩みを解消する方法を解説しています。

 

 

ミーティングは参加者の行動が変わるように設計する

この記事では、社内の話し合いが効率よく進み、成果につながるミーティングを行うための議題の決め方に特化してお伝えします。

成果につながるミーティングとは、一体どんなミーティングなのか?

ズバリ!!

 

参加者の行動が変わるミーティング

 

です。

 

では、『行動が変わるミーティング』とは、どんなミーティングなのでしょうか?

それは、参加者全員が議題を自分のコトとして捉え、発言しやすいミーティングです。

このように成果の出るミーティングを掘り下げていくと、3つの条件が満たされていることに気がつきました。

 

 

行動が変わるミーティングの3条件

  1. ミーティング後の行動が成果に向けて変わる
  2. 参加者全員が自分のコトとして参加できる
  3. 参加者全員が発言しやすい場である

他にも細かく言えば大切にすべき点はありますが、行動が変わるミーティングは、必ずこの3つの条件を満たしています。

 

そして、良いミーティングを開催できるかどうかは、ミーティングを開始する前の"議題選び"で決まります。

よくミーティングについての記事などでは「資料」の制作方法などについて説明されています。

確かに見やすい資料というのは大切です。

 

しかし樹木で言えば、ミーティングの際に配布する資料は枝葉であって、あくまでも一番重要な幹の部分は"議題選び"です。

本記事ではミーティングや会議で最も大切な『議題』の選び方について詳しくお伝えしていきます。

 

 

ミーティングの基礎を理解すると手に入る未来

成果につながるミーティングを行えるようになると、

 

会社やチームで今すぐに解決しなくてはいけない課題をチャンスに変えることができる

業務の効率化を達成することも可能

発言が活性化し仲間の成長をサポートできる

 

本記事に書いてあることを実践していくと、時間を無駄にせず、スピーディーに効果的なミーティングの進め方を身につけることができます。

 

 

参加者意識が高く有益なミーティングを行うための超基礎思考

徹底的に成果につながるミーティングを創っていくためには、まずはミーティングの方向性を決めなくてはいけません。

例えば、「解決策を生み出すミーティングにしよう」とか「とにかく楽しい雰囲気の中でミーティングを創ろう」といった具合です。

 

しかし、どんな方向性のミーティングにしろ、大切にしなくてはいけない超基礎的な考え方というものがあります。

 

それは、ミーティングはミーティング前・ミーティング中・ミーティング後と分解でき、それぞれのフェーズで行うことが違うということです。

 

参加者意識が高く有益なミーティング。

すなわち成果につながるミーティングをするには、この3つのでやるフェーズでやるべきことを抑えておく必要性があります。

お時間の限られている方は、目次から必要なところだけ読んでください。
(記事をブックマークしておき、時間のある時に全体を一読してくださいね)

 

 

ミーティング成功を決めるのは議題が9割

会議やミーティングで最も重要なのが『議題』です。

なんと言っても『扱うテーマ』

コレが一番大切です。

 

つまり、先程お伝えした『ミーティング前』のフェーズで、ミーティングを行うための『目的』を考え抜くことが大切だと言えます。

 

 

オススメ!議題の選び方

成果の上がるミーティングを行うための『議題』を決める時に、私が実際に活用してるステップをご紹介します。

シンプルで誰にでも活用できるものです。

 

そのステップをお伝えする前に、大前提となる大切なことが2つあるのでお伝えしておきます。

 

① 常に最高の状態のイメージを持っておく

組織、チームに関してであったり、目標に対しての最高のイメージを持っておく必要性があります。

それは、最高のイメージがあるからこそ、現時点での問題点に気がつくことができるからです。

この最高のイメージが問題意識へとつながり、話し合うテーマをキャッチするアンテナになります。

 

② 心が感じる喜びやモヤモヤを大切にする

「あっ、これどうしようかなぁ~?」とか「この件についてみんなの意見を聴きたいなぁ」

ミーティングで話すテーマというのは、最初は誰かの思いつきや心が感じたモヤモヤからスタートします。

それこそが、成果の上がるミーティングを行っていくためのスタートです。

特にネガティブな感情には、ワクワクする未来とのギャップを示す役割があります。感情を上手に感じ、活用していくのは質の高いミーティングを開催していくための必須スキルです。

 

 

議題の決め方~3ステップ

STEP1~ミーティング後にどうなっているのが理想?

成果のあがるミーティングを開催する場合、ゴールを描くところからスタートするのが鉄則です。

自社(自チーム・参加者)は、ミーティング後にどうなっているのが理想なのか?

 

『ゴールを描く』と言うと、難しいことのように感じる方もいるかもしれません。

 

しかし、大げさなことでは無く「こうなっていたら良いなぁ」と、自然とわきでる想いを自分で確認しておくということです。

この想いをミーティング開催前に、箇条書きにしておくだけで、立派なミーティング準備になります。

 

 

STEP2~ミーティングの目的

理想を明確にすると、自然と「話し合いたい」と感じるテーマが決まってきます。

その時、どんなことを感じてるかで、話し合うテーマを3つにカテゴリー分けしてみました。

 

① 問題解決型ミーティング

現在の課題、問題点を解決していくためのミーティング

問題が顕在化した時に開催されることが多い

 

② 未来創造型ミーティング

新しい企画やプロジェクトをスタートさせるためのミーティング

新しいことにチャレンジするために開催されることが多い

 

③ 情報共有型ミーティング

参加者に理解を促し、感情的なつながりを持つためのミーティング

情報を共有しておく目的、感情的に動揺するようなことが起こった場合に開催されることが多い

※殆どの場合では3つのミーティング形式が組み合わさっている状態だと思います。

 

 

①、②の場合は現状と未来の『差』がミーティングの議題となります。

STEP1で自社、自チームが実現したいコトの未来のイメージが明確になりました。

そして、次に現状を見ます。

すると、理想の未来と現状に『差』があることが明確になります。

 

その『差』こそが課題であり、未来のためにチャレンジするポイントです。

そのポイントが、そのまま『議題』となります。

 

この『差』を直感的に感じ取った人は、話し合う必要性も直感的に感じ取っています。

なので、ミーティングで取り扱うテーマはとても大切だと感じています。

しかし、参加者には時として、その重要性が伝わらないこともあります。

 

なので、ミーティング開催の目的(必要性)を言葉にしておくことはとても大切です。

目的を明確にしておくことで、参加者にしっかりとミーティングの目的やゴールを伝えることができます。

 

 

目的を言葉にしていくためのヒント〜for youで考えよう〜

究極的には、ミーティングを行う目的というのは誰かの"デメリットを消すため"であり、誰かの"メリットを創り出すため"の二点に絞られます。

これが目的です。

会社で行う会議は、

① 顧客
② 仲間(社員・パートナー企業)
③ 会社(部署・チーム)

の不満や不便を解消し、役に立つ議題になっていなければ成果につながりません。

 

 

なぜ"今"、会議するのか?

ミーティングには定例で行うものもあれば、緊急で行うものもあります。

開催時期というのは、それだけで大きな意味を持ちます。

 

良いミーティングというのは、議題と時期的タイミングがあっているものです。

ミーティングを開催する時は、開催する日時の理由(なぜ、その日に行うのか?)も明確にしておくことをオススメします。

また『緊急性』の無いものほど、緊張感は失われやすいです。

その分、しっかりと話し合うテーマの重要性を伝えられるようにしておきましょう。

 

 

機能してないミーティングを知ったから...

ボクがミーティングの議題や進行にこだわるようになったのは、20代後半くらいの頃です。

その頃、ボクは美容院の店長をしていて「売上げを何としても上げなくてはいけない」そんな状況にありました。

 

部下はまだ仕事の経験が浅く『どうやって売上げの上げ方を教えていけばいいのか?』と、漠然とした不安を感じていたのを覚えています。

そこから、ミーティング、会議、ファシリテーションと書いてある本を読み漁り、大切なことをノートに書き込み、毎日のようにミーティングを行いました。

 

ミーティングが終わったら、その日に反省点をノートに書きこむ、を繰り返す日々でした。

その頃、マインドマップやマンダラシートの活用法などを学習し、日々の業務に活かしていたのは今は良い想い出です。

 

そして月日が流れ、様々な業種、事業規模の会社の会議にファシリテーターとして参加するようになりました。

その時わかったのは、多くの会社の会議が機能していないことです。

 

なぜ機能していないのかを探っていくと、参加者が「理想の会議」のイメージを持っていなかったのです。と、同時に会議のルールもあまりなく、何となくの習慣で行っていたのです。

そこで『理想の会議』をイメージするところからサポートし、話し合いのルールづくりをサポートしていったところ、会議に参加する方の表情が変わり、やがては「成果」が変わるようになりました。

この経験から、成果につながる会議というのは『能力の問題』ではなく、知識とスキルの問題だと感じるようになったのです。

 

 

議題を分解、掘り下げて具体的にしよう!

議題が具体的でアレばあるほど、ミーティングの質は上がります。

例えば、仕事の進捗に関して話し合う場面を想像してみてください。

 

A「企画の進捗をスムーズにする」というざっくりとした議題

B「企画の進捗をスムーズにするために"理想の進捗スピード"と"現在の問題点"を明確にする」という議題

 

ABを比較すると、後者の方がアイデアや意見を出しやすいと思います。

 

さらに進んで

 

⓵ 理想の進捗度合いを明確にするための5w1h設定

⓶ 現在の問題点を担当者・仕事内容・外注先の3つのテーマで洗い出す

⓷ スムーズに企画を進めるための改善点100ブレインストーミング

 

と、「3つのテーマ」として具体的に議題を明確にしておけば、一気にミーティングの質が上がります。

議題を具体的にしていくためには、その議題を分解していく方法と、議題に対して「なぜ?」と繰り返し問いを立てて掘り下げていく方法があります。

 

 

意味のあるミーティングをしよう!

ミーティング成功を決めるのは議題が9割だとお伝えしました。

その理由は、議題を考える人がミーティングを行う『目的』に向き合った分だけ、深いミーティングになるからです。

 

主催する人が、どこまで"自分の考えを明確にする時間"をミーティング前に持ったのか?

これが最も大切なことなのです。

 

ミーティングを通して参加者の活発な議論を促したい。

参加意識を持って欲しい!

 

そう感じている人は、話すことから考えるのではなくゴールを描き、そこから逆算してミーティングを設計しましょう!

 

 

ミーティングに理解を深めて成果を仲間とわかちあう

最初にたった一人の人間が真剣にゴールを描くことによって、ミーティングはスムーズに展開していき、課題解決に向かいます。

そんな成果につながる話し合いが活発に行われたら、大切な仲間と仕事に対する面白さ&やりがいを共有できるようになります。

それには、ミーティングに関する知識を深め、実践しながらスキルを磨くのが一番です。

 

あなたが知らないことを知っていくプロセスを楽しめたら、それが何もよりも嬉しいことです。

その結果、会社やチームの課題を、皆でチャンスに変えることができます!

当然、組織が活性化し仲間の成長をサポートすることだってできてしまう。

 

この記事を読んでくれたあなたには、そんなミーティングをぜひ体験してもらいたいと思います。

また、最近ではzoomなどのweb会議を行う会社も多いと思いますが、ミーティングの原理原則は同じです。

この記事に書いてあることを参考にしてみてください。

 

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  • この記事を書いた人
田口 淳之介

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