部下育成

必見!『自分でやった方が早い』をヤメて任せ上手な上司になる仕事術

ある会社の経営者さんから「部下に仕事を任せる」というテーマのご相談が寄せられています。

 

相談者

Jさん、部長は自分の仕事はできる男です。

しかし、若い部下に上手に仕事を任せることができていないんですよ

結果、彼についている直属の部下が成長してないように感じるんです。

 

部下に仕事を任せるように、部長さんには指示しているのですか?
J

 

相談者

もちろんです。本人と話すと、「部下にもっと仕事を任したい」と言っています。

ただ、「結局自分でやったほうが早いし確かだと思ってしまい、任せきれない」とも言っていました。

本人もそのことについて悩んでいました。

こういう場合どのようにアドバイスしたら良いですか?

 

 

この相談って、経営者・幹部の方がよく悩むテーマですよね。

 

『自分でやった方が早い!』

 

確かにその通り!

しかし、確かにその通りなんだけど...

それでは部下が成長しない。

 

結果、人が育たないので、会社も成長しにくいんですよね。

 

あなたの会社(部署・店舗)では、部下に仕事を上手に任せることができていますか?

 

『何でも自分でやってしまう上司を脱する方法!』

今回のテーマはズバリ!

 

『脱!何でも自分でやってしまう上司』

 

です。

 

管理職の方に、『仕事で難しく感じるのはどういう時ですか?』と、セミナー中にアンケートをとることがあるんですね。

 

すると、回答の80%は『部下に仕事を任せるのが難しく感じる時がある』となっていました。

部下に仕事を任せるというのは、時に勇気が必要だったり、時に丁寧なケアが必要なことです。

 

なので、難しく感じたり、面倒くさく感じたりするのが当然なのです。

 

しかし!!

安心してください。

この記事を読むことで、『部下に仕事を任せるための方法と心の持ちようが』がわかります。

また、すごく簡単で具体的なファーストステップもお伝えしますから、ぜひ最後までお読みください。

 

仕事を任せるのが上手な上司とそうでない上司の違いは〇〇だった!

何でも自分でやってしまう上司はどうしたらいいのか?

結論からお伝えします。

 

『何でも自分でやってしまう上司は、任せる軸を決める』 

 

に取り組んでください。

 

仕事を任せるのが上手な上司と下手な上司。

 

この2人を分ける決定的な違いは『任せる軸』を持っているかどうか?なのです。

 

『任せる軸』というのは、

  • 仕事内容
  • 顧客(外注先の場合もある)
  • 部下の適正

という要素から考えて「ここからここまでの仕事なら任せられる」という「仕事を任せられる範囲」のことです。

この範囲に対しての基準値を『任せる軸』と呼んでいます。

 

上司が『任せる軸』を持つべき理由

私が『任せる軸が大切だ!』と考えるようになったのは、2つの体験があるからです。

 

一つは、私自身が部下に仕事を任せてきた経験から『任せる軸』を持つと持たないでは、自分自身の時間のつくり方、部下の成長スピードが全然違ったという体験をしました。

 

もう一つの体験は、『何でも自分でやってしまう上司』に多くの質問を投げかけ、観察してきたことから『任せる軸が大切だ!』と考えるようになりました。

 

『何でも自分でやってしまう上司』の悩みに答える中で、色んな質問をしてきてわかったのですが、みんな共通してやっていないことがあったのです。

それらを5つの特徴としてまとました。

 

『何でも自分でやってしまう上司』がもつ5つの特徴

  1. 仕事において、自分のワークフローが整理されていない
  2. ワークフローの共有ができていない
  3. 部下の仕事の『技能』レベルを計測できていない
  4. 部下の『適性』が把握できていない
  5. 部下ができないことが前提になっていない

これらの特徴のうち、一つでもあると、任せることじたい難しくなります。

また、何らかの理由で上司が『現実を直視したくない』という気持ちを持つと、部下の技能を計測しない・把握しない。という状況に陥ります。その状況にハマってしまっている方はとても多かったのが印象的でした。

 

『自分でなんでもやってしまう上司から、任せられる上司になるための5つのポイント』

では、どうしたら『脱!自分でなんでもやってしまう上司』になれるのか?

 

これが一番大切です。

答えは、自分で『仕事を任せる軸』を創ることです。

 

そのための5つのポイントをご紹介します。

 

 

自分の仕事の"ワークフロー"を整理する

ここで言う、ワークフローとは仕事の段取り"のことです。

上司にはお客様に喜んで頂ける仕事のノウハウがあります。

多くの場合、そのノウハウは現場で『体験』を通してツチカわれたはずです。

 

色んなお客様や先輩とのやりとりの中で、小さい失敗から大きな失敗(もちろん成功も!)を通じて得た、貴重なノウハウを持っていますよね?

 

このノウハウを紙に書き出してください。

自分の"仕事の流れ"・"テクニック"を、思いつく限り紙に書きだしていくのです。

 

実は、「仕事の段取り」と「ノウハウ」を自分の脳みそからアウトプットしている方は意外と多くはありません。

 

しかし!

アウトプットを通して、目に見える形にするから初めてワークフローは整理されるのです。

 

ワークフローが整理されていないと、部下に

  • 仕事をどんな流れで行ってもらいたいのか?
  • 何に気をつけてもらいたいのか?
  • どう伝えて任せれば良いのか?

上司に迷いが生まれるのも当然です。

 

迷いが生まれた時に『教えていないことがある』と気がつければ、必要なことを伝えて部下に仕事を任すことができます。

『何でも自分でやってしまう上司』とそうでない上司。

 

『迷い』を感じるところまでは同じです。

 

しかし、アウトプットしている上司は、『任せ方』の工夫にエネルギーを注げます。

アウトプットしていない上司は、短絡的に『自分でやろう!』となります。

 

この小さな『差』が、人材育成の面からみると大きな差になってきます。

 

 

自分の仕事の"ワークフロー"を共有する

上司が自分のワークフローをアウトプットした、その次にするのが

 

『ワークフローを完全にオープンにする』です。

 

特に、営業や配達を主軸にしている会社でよく起こる問題があります。
(営業マンが顧客のところに行くスタイルの会社)

 

営業マンが、一日をバラバラの場所で過ごすことになります。

すると、物理的な問題から『仕事ワークフローの共有』が難しくなってしまうのです。

その結果、部下の『仕事』の技能について、把握や計測がうまくできなくなります。

 

で、これは逆も然りで、部下も上司のワークフローを把握しにくいのです。

 

そのため『ワークフローを紙に書いたら必ず共有する』が必要になるのです。

 

仕事は可能な限り『視覚化』する必要があるのです。

視覚化・言語化し、共有することによって、部下は初めて『上司の仕事』と『自分の仕事』を比較できるようになります。

上司も部下も、どれくらい仕事のやり方・質に『差』があるのかわかっていないと、仕事を任すことがとても怖く感じます。

 

 

部下のワークフローを把握し、技能を計測する

ワークフローをもとに、部下が仕事をどんな方法で、どのレベルで行っているのか?

その結果、どの仕事がうまくできているのか?

また、うまくできていないのか?

 

上司が把握しておく必要性があります。

 

まず、部下のワークフローを確認しましょう。

そして、どこができていて、どこで困ることが多いのか?

しっかりヒアリング&観察してください。

 

ヒアリングをして行く時に、気をつけて欲しいことがあります。

ワークフローの確認と仕事の結果を確認するまで、部下の『うまくやれています』と言う言葉を鵜呑みにすることは絶対にオススメしません。

なぜなら、部下が言う「うまくやれている」の「うまく」という基準自体が、上司と異なってるというケースは珍しいことではないからです。私自身、プロセスと結果だけで判断することに集中するようにしていました!

 

 

これだけは手抜きできない!部下の『適性』を把握

Aさん・Bさんという同じくらいのキャリア・仕事上の技能・知識を持つ部下がいたとします。

 

あるお客様のところで、Aさんは気に入られている。

Bさんはあまりよく思われていない。

別のお客様のところでは、Bさんは気に入られている。

Aさんはあまりよく思われていない。

 

こういうケースはいくらでもあります。

 

業務内容でも、対人でも、やはり相性があります。

相性とは、『適している』・『適していない』ということです。

 

部下に仕事を任せるとき、最も大切にしなくてはいけないこと。

それが、実はこの『適正』です。

 

"合わないこと"を任せると、色んな問題が出やすいです。

例えば、お客様からの"クレーム"だったり、"納期に間に合わない"といった問題だったり、関係者に迷惑をかけてしまう。といった具合に。

 

未然に防ぐには、普段から部下にはどんな仕事やどんなお客様が合うのか、小さく試していき「どうだった?」とコミュニケーションを通じて、適正を把握しておく必要があります。

経験を積ませるために、期間を定めて"合わない"ことにチャレンジしてもらうのも、大切なことです。

 

 

部下は最初から完璧にできないのが普通と知る

仕事を任せて、最初からすぐに完璧にデキる人なんて殆どいないのです。

すっご~く優秀な人じゃない限り、なんらかのミスはつきものです。

それが普通なのです。

 

ということは、上司は部下の仕事の"何をどれくらいフォローする必要性があるのか?"

最初からある程度は想定しておかなきゃいけないんですね。

 

また、上司が部下に仕事を任せきるというのは、相手に『頭を下げに行く』のがコミコミプランなわけです。

誰でもなんらかのミスを犯してしまうこと。

その場合は、早い段階で報告する必要性を最初から部下に伝えておく、部下に安心感を与えることができます。

 

仕事を任すときには、相手に合わせた『緊張感』と『安心感』をコントロールしてあげられるのがベターです。

 

 

まとめ

まとめると、『何でも自分でやってしまう上司を脱する方法!』は『自分の仕事をアウトプットしよう!』からスタートしています。

 

部下に仕事をスムーズに任せるためには、『仕事』×『人』という2軸で“任せる範囲”を定めておく必要性があるのです。

 

 

【図解!仕事を任せるマトリックスをつくってみる!】

メモ

上記の図は一例です。

あなたの仕事に必要なスキルの有無を縦線。

あなたの仕事に向いている人間的性質は横線。

といった具合に、項目を入れ込んで表にしてみましょう。

部下の強み・弱みとなるところがわかると共に、部下にマッチするお客様まで見えてきます。

 

部下に任せられる上司への一歩目にチャレンジ

自分の仕事を紙に書き出して視覚化し、共有する。

本当に、これをするだけで『部下に仕事を任せられる上司』の道を歩みだします。

 

紙に書き、伝えていくことで『仕事を任せられない時に感じていた不安』が明確になっていきます。

「不安なこと」が明確になると、『どうすればいいのか?』を考えることができます。

 

ここまでくるだけででも、「何でもじぶんでやっちゃう!」から考えたら、大きな前進です。

なぜなら、上司が自分自身に、そして仕事を任すことに『安心感』を感じられるようになるからです。

 

安心感を持つ上司からは、部下も仕事を任せられることに安心感を感じられるようになります。

 

 

一番簡単なことから行動しよう!

さぁ!とにかく、紙に仕事のワークフローを書き出してみましょう!

もちろん、書き出すものはエバーノートでもなんでも良いです。

 

書き出すのに、お金はかかりません。

無料です!

けど、抜群に成果の出る方法なんです!

 

ぜひ試してみてください。

多くの人は『仕事』ができるコトと『仕事を伝える』コトを同じように考えてしまいます。

しかし、「名選手、必ずしも名監督にあらず」という言葉があるように、全く別ものです。

 

部下が1人でもいるなら、上司は『仕事を伝える』プロフェッショナルを目指してもいいですよね。

 


 

『この記事に書いてあることを1人で実践するのが難しい』と感じる方はこちら

-部下育成

Copyright© 田口淳之介公式サイト , 2019 All Rights Reserved.